Ensijulkaisu: 8.1.2024 klo 14:01
Reklamaatio virheellisestä suorituksesta: määräajat, sisältö ja oikeudenmenetyksen riski
Teemat: reklamaatio, suoritushäiriö, sopimusoikeus, oikeudenmenetys
Pähkinänkuoressa
Pähkinänkuoressa: Reklamaatio on virheestä tehtävä ilmoitus, jonka tarkoitus on saattaa virhe ja siihen liittyvä vaatimusperusta vastapuolen tietoon riittävän ajoissa. Ellei reklamaatiota tehdä kohtuullisessa ajassa – tai jos sopimuksessa on sovittu määräajasta – riskinä on oikeudenmenetys, eli se, ettei vaatimusta voi enää myöhemmin tehokkaasti esittää.
Mitä reklamaatio tarkoittaa?
Suoritushäiriöopissa reklamaatiolla tarkoitetaan virheestä tai puutteesta tehtävää ilmoitusta sopimuskumppanille. Reklamaation ydin on siinä, että sopimusrikkomuksen tehnyt osapuoli saa tiedon väitetystä virheestä ja voi varautua asian selvittämiseen (mm. todistelun kerääminen, vastanäytön hankkiminen, korjausmahdollisuudet).
Huom: Reklamaatio (virheilmoitus) ja varsinaiset seuraamusvaatimukset (esim. vahingonkorvaus, hinnanalennus, uusi toimitus) kannattaa erottaa selkeästi toisistaan.
Kenelle ja milloin reklamaatio pitää tehdä?
Lähtökohtaisesti reklamaatio tulee tehdä viivytyksettä siitä, kun virhe on havaittu tai olisi pitänyt havaita. Usein reklamaatiosta sovitaan sopimusehdoissa erikseen (määräajat, muoto, sisällön yksilöinti). Näitä ehtoja on lähtökohtaisesti noudatettava.
Ketjusopimuksissa (esim. jakelu- ja alihankintaketjut) oikea-aikainen reklamaatio on keskeinen myös siksi, että yritys voi tarvittaessa esittää jatkovaatimuksia aiempaan portaaseen.
Mitä reklamaation tulee sisältää?
Muotovaatimusta ei useimmiten ole, mutta todistelun kannalta reklamaatio kannattaa toimittaa kirjallisesti ja todisteellisesti. Ilmoituksessa on suositeltavaa yksilöidä vähintään:
- mikä suoritus / toimitus / osa on virheellinen
- miten virhe ilmenee (lyhyt kuvaus, ajankohta, havainnot)
- mihin sopimuskohtaan tai sovittuun laatuun virhe suhteutuu (jos mahdollista)
- että pidät oikeutesi esittää myöhemmin tarkentuvat vaatimukset (tarvittaessa)
Käytännön checklist: näin vältät oikeudenmenetyksen
7 askelta reklamaatioon (B2B)
- Toimi nopeasti: tee reklamaatio heti virheen havaittuasi (tai kun se olisi pitänyt havaita).
- Tarkista sopimus: onko reklamaatiolle sovittu määräaika tai sisällöllinen vaatimus?
- Yksilöi virhe: kerro mistä suoritusvirheestä on kyse ja miten se ilmenee.
- Dokumentoi: kerää kuvat, mittaukset, tarkastusraportit, sähköpostit, reklamaatiohistoria.
- Toimita todisteellisesti: kirjallinen reklamaatio + vastaanottokuittaus tai muu näyttö.
- Erota seuraamusvaatimukset: reklamaatio ≠ vahingonkorvausvaatimus; pidä rakenne selkeänä.
- Säilytä ketjuoikeudet: jos toimit ketjussa, reklamaatio ajoissa myös aiempaan portaaseen.
Peukalosääntö: jos et ole varma määräajasta, reklamoit “liian aikaisin” mieluummin kuin “hieman myöhässä”.
Mitä KKO 2020:6 opettaa reklamaatiosta ja määräajoista?
Korkein oikeus on ratkaisussa KKO 2020:6 arvioinut reklamaatiota koskevan sopimusehdon merkitystä sekä sitä, menettääkö reklamaation vastaanottaja oikeutensa vedota myöhästymiseen oman menettelynsä vuoksi.
Ratkaisun ydinkohta (tiivistetty)
- Sopimuksessa oli ehto, jonka mukaan korvausvaatimus oli ilmoitettava perusteiltaan yksilöitynä viipymättä ja viimeistään 1 vuoden kuluessa.
- Reklamaatio tehtiin vasta määräajan jälkeen.
- KKO katsoi, ettei asian käsittelyn jatkuminen ilman nimenomaista myöhästymisväitettä ollut näissä olosuhteissa riittävä synnyttämään perusteltua käsitystä siitä, ettei myöhästymiseen enää vedota.
Käytännön oppi: määräaikaehdot kannattaa ottaa kirjaimellisesti – “keskustelu asiasta” ei välttämättä pelasta myöhästynyttä vaatimusta.
Mitä tästä kannattaa ottaa mukaan?
Ratkaisu korostaa sopimusehtojen sitovuutta (pacta sunt servanda) myös reklamaatio- ja määräaikaehdoissa. Yrityksen riskienhallinnan kannalta kriittistä on, että reklamaatioprosessi on selkeä: kuka havaitsee virheen, kuka reklamoidaan, miten dokumentoidaan, ja miten määräajat varmistetaan.
Tarvitsetko apua reklamaatioissa tai sopimusriidoissa?
Autamme yrityksiä reklamaatioiden, sopimusehtojen ja riitatilanteiden ennakoinnissa ja hoitamisessa käytännönläheisesti. Lue lisää palvelustamme: riidanratkaisu ja oikeudenkäynnit.
Vastaava juristimme tässä aiheessa on Oscari Seppälä.